Manajemen Perubahan

 a.  Pengertian Manajemen Perubahan

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang dinyatakan dengan jelas. Sedangkan perubahan merupakan transformasi keadaan menuju kearah yang lebih baik, walaupun perubahan tidak selamanya berdampak baik. Dapat disimpulkan manajemen perubahan merupakan proses, alat, dan teknik untuk mengelola orang-sisi proses perubahan, untuk mencapai hasil yang diperlukan, dan mewujudkan perubahan secara efektif di dalam individu, tim, dan sistem yang luas. Manajemen perubahan ini ditujukan untuk memberikan solusi yang diperlukan dengan sukses dengan cara yang terorganisasi dan dengan metode melalui pengelolaan dampak perubahan pada orang yang terlibat didalamnya.

Berikut adalah pengertian manajemen perubahan menurut para ahli:

·         Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan, Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut.

·         Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi, kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.

 b.  Konsep Manajemen Perubahan

 

Manajemen perubahan dilakukan ketika organisasi atau perusahaan membutuhkan langkah- langkah untuk merubah sebagian atau seluruh sistem maupun struktur lama yang berlaku di dalamnya demi penyesuaian dengan kondisi internal maupun eksternal organisasi.

Sejumlah model atau konsep mengenai perubahan diberikan untuk memperjelas pemahaman mengenai manajemen perubahan yang perlu dilakukan oleh organisasi:

1. Teori Force Field: teori ini mengemukakan bahwa perubahan terjadi karena munculnya tekanan- tekanan terhadap organisasi, individu ataupun kelompok, dimana kekuatan tekanan (driving forces) berhadapan dengan keengganan (resistances) untuk berubah sehingga agar terjadi perubahan maka harus memperkuat driving forces dan memperlemah resistances.
2. Teori Motivasi: dalam teori ini perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat tertentu yang menguntungka. Namun dengan memiliki motivasi untuk berubah maka yang perlu dilakukan adalah fokus ke depan dengan cara membuang sikap pesimis, menciptakan kepatuhan, serta mengurangi ketidakpuasan.
3. Teori Alfa, Beta, Gamma: dalam teori ini perubahan Alfa adalah perubahan tingkat kepercayaan yang terjadi, perubahan Beta adalah perubahan yang terjadi dalam menilai kepercayaan, sementara perubahan Gamma adalah perubahan yang terjadi karena kelompok melihat adanya faktor lain yang lebih penting.
4. Teori Contingency: dalam teori ini yang diamati adalah tingkat keberhasilan pengambilan keputusan yang ditentukan oleh gaya yang dianut dalam mengelola perubahan serta sejumlah kemungkinan.
5. Teori Kerja Sama: teori kerja sama mempelajari bahwa perubahan tidak bisa berjalan tanpa adanya kerja sama semua pihak.
6. Teori Mengatasi Resistensi Dalam Perubahan: teori ini membahas mengenai teknik yang dipakai dalam mengatasi resistensi seperti komunikasi, partisipasi, fasilitasi, negosiasi, manipulasi hingga teknik paksa.
7. Model Accounting-turnaround: teori ini melihat bahwa untuk dapat diselamatkan sebuah korporat harus memiliki sejumlah syarat seperti dukungan stakeholders, ada core business yang mampu mendatangkan cashflow, tim manajemen yang solid, serta sumber- sumber pembiayaan terutama untuk jangka panjang. Biasanya perusahaan yang melakukan turnaround adalah perusahaan yang mengalami penurunan akibat kerugian terus menerus atau salah manajemen.

 c.   Komponen Manajemen Perubahan

1.      Tujuan perubahan

2.      Aspek strategis yang perlu diubah

3.      Strategi yang diterapkan

4.      Sumber- sumber daya

5.      Manajer perubahan

6.      Agent of change

7.      Organisasi

8.      Target audiens yang pasti

 d.  Tahap Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama. Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi  secara benar. 

Daftar pustaka

http://derafitria.wordpress.com/2012/10/05/definisi-dan-komponen-manajemen-perubahan/

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2258338-pengertian-manajemen-perubahan-menurut-beberapa/#ixzz2isyJiSCX

http://mgt-sdm.blogspot.com/2010/11/manajemen-perubahan-change-management.html

Silabus 6

   A. Pengertian koordinasi, Kooprasi dan Sinergi

-   Koordinasi

 Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

 Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.

Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Secara umum Koordinasi adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerja keras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi.  Asas ini diperulukan agar suatu organisasi harus memiliki keselarasan aktivitas di antara satuan/unit organisasi atau di antara pimpinannya. Dengan adanya keselasrannya ini dapat dihindari adanya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, duplikasi pekerjaan, dan adanya delay antar antar aktivitas.

-       - Kooprasi

kooperasi adalah usaha bersama untuk keuntungan bersama menuju kepada kesejahteraan bersama.

          -  Sinergi

 Sinergi (Synergy) adalah bentuk Kerjasama Win-win yang dihasilkan melalui Kolaborasi masing-masing Pihak tanpa adanya Perasaan Kalah.  Menurut Stephen Covey dalam bukunya 7 Habits of Highly Effective People, jika 1 + 1 = 3, maka itulah yang disebut “Synergy”.  Sinergi adalah saling mengisi dan melengkapi perbedaan untuk mencapai Hasil Lebih Besar daripada Jumlah bagian per bagian.  Konsep ber-Sinergi diantaranya adalah berikut ini:

·       Ber-Orientasi pada Hasil dan Positif

·       Perspektif beragam mengganti atau melengkapi Paradigma

·       Saling Bekerjasama dan ber-Tujuan Sama serta adanya Kesepakatan

·       Sangat Efektif diusahakan dan merupakan suatu Proses

Melalui Sinergi, kerjasama dari Paradigma yang berbeda akan mewujudkan hasil Lebih Besar dan Efektif sehubungan Proses yang dijalani menunjukkan Tujuan yang Sama dan Kesepakatan demi Hasil Positif.  Contoh yang sering kita lihat dari konsep Sinergi yakni:

1 + 1 = 3                –> Sinergi

1 + 1 = 1 ½           –> Kompromi

1 + 1 = < 1            –> Sinergi Negatif (Anergi)

Ber-Sinergi berarti Saling Menghargai Perbedaan Ide, Pendapat dan bersedia saling berbagi.  Ber-Sinergi tidak mementingkan diri sendiri, namun berpikir menang-menang dan tidak ada pihak yang dirugikan atau merasa dirugikan.  Ber-Sinergi bertujuan memadukan bagian-bagian terpisah.

    b. Jenis Koordinasi

ada dua jenis koordinasi yaitu sebagai berikut.

1. Koordinasi vertical yaitu menunjukkan pengembangan hubungan-hubungan yang efektif dan yang disatupadukan diantara kegiatan-kegiatan pada tingkat-tingkat organisasi yang berlainan. Contohnya persetujuan mengenai pengeluaran modal, katakan pada tingkat wakil direktur yang dikoordinasikan dengan penyerahan dan penerimaan perlengkapan modal pada tingkat pelaksanaan.

2. Koordinasi horizontal adalah pengembangan hubungan-hubungan yang lancar diantara individu-individu atau kelompok-kelompok pada tingkat yang sama. Misalnya arus informasi yang tepat dari pemasaran ke pabrik tentang penjualan sehingga pabrik dapat mengembangkan rencana produksi yang efisien.

·   Jenis-jenis koordinasi menurut Drs. Soewarno Handayaningrat ( 1991 )

Ada 2 (dua) jenis koordinasi yaitu : Koordinasi intern dan koordinasi ekstern.

1. Koordinasi intern terdiri atas : koordinasi vertical, koordinasi horizontal, dan koordinasi diagonal.
• Koordinasi vertical atau koordinasi structural, dimana antara yang mengkoordinasikan secara structural terdapat hubungan hierarchies. Hal ini juga dapat dikatakan koordinasi yang bersifat hierarkhis, karena satu dengan lainnya berada pada satu garis komando ( line of command ). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh seorang kepela direktorat terhadap para kepala sub direktorat yang berada dalam lingkungan direktoratnya.
• Koordinasi horizontal yaitu koordinasi fungsional, dimna kedudukan antara yang mengkooordinasikan dan yang dikoordinasikan mempunyai kedudukan setingkatnya eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya kedua mempunyai kaitan satu dengan yang lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro perencanaan departemen terhadap para kepala direktorat bina program pada tiap-tiap direktorat jenderal suatu departemen.
• Koordinasi diagonal yaitu koordinasi fungsional , dimana yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada suatu garis komando (line of command). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro kepegawaian pada sekretariat jenderal departemen terhadap para kepala bagiankepegawaian secretariat direktorat jenderal suatu departemen.

2. Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal.

• Koordinasi ekstern yang bersifat horizontal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala direktorat bina program, direktorat jenderal trasmigrasi terhadap kepala direktorat penyiapan tanah pemukiman transmigrasi, direktorat jenderal bina marga.
• Koordinasi ekstern yang bersifat diagonal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala badan administrasi kepegawaian Negara ( BAKN ) terhadap para kepala biro kepegawaian tiap-tiap departemen.

·   Jenis-jenis koordinasi menurut penjelasan peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah, pasal 1 :

ada tiga jenis koordinasi, yakni koordinasi fungsional, koordinasi instansional dan koordinasi territorial.
1. Koordinasi Funsional, yaitu antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat.
2. Koordinasi instansional, yaitu terhadap beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.
3. Koordinasi territorial, yaitu terhadap dua atau lebih wilayah dengan program tertentu.

     c.  Tujuan dan manfaat Koordinasi

  Untuk mewujudkan KISS (koordinasi,integrasi,sinkronisasi, dan simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.

  Memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.

  Agar manejer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan akan pengoordinasian.

  Agar manajer pendidikan mampu mengoordinasikan pembangunan sektor pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya.

  Agar manejer pendidikan mampu mengintregrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.

  Adanya pembagian kerja dimana semakin besar pembagian kerja,semakin diperlukan pengoordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang-tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.

  Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders.

  Untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.

  Mencegah terjadinya konflik interal dan eksternal sekolah yang kontra produktif.

  Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.

   Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat

   

     d. Prinsip Koordinasi

Sebagai suatu pedoman dalam melaksanakan koordinasi maka ada beberapa prinsip sebagai berikut :

·        Adanya wewenang formal dan coordinator.

·       Adanya saling menghormati wewenang antara pemimpin unit dengan coordinator serta antar manajer yang melakukan kerja sama secara koordinasi.

·      Sedini mungkin di lakukan yaitu sejak di mulainya perencanaan kerja yang memerlukan koordinasi dengan mengajak semua pihak untuk menelaah bersama serta menyesuaikan pelaksanaan rencana tersebut dengan rencana unitnya masing-masing.

·  Terbuka,saling berkomunikasi dalam menyampaikan dan menerima informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan rencana termasuk masalah-masalah yang ada untuk di tangani bersama.

·       Di milikinya alat dan metoda koordinasi agar koordinasi ini efektif.

·       Di dukung oleh semua sumber yang ada secara tepat sehingga sehingga koordinasi menjadi lebih efektif.

·   Semua pihak harus berpegang pada fungsi dan wewenang masing-masing baik sebagai coordinator maupun yang di koordinasikan.

·        Koordinasi harus di mulai sejak awal di mulai dari penetapan sasaran,penentuan kebijakan,perencanaan maupun penjadwalan pelaksanaan.

·        Koordinasi harus ada pada setiap pelaksanaan fungsi manajemen serta pelaksanaan operasioanalnya.

·       Harus telah di tetapkan waktu-waktu yang tepat kegiatan koordinasi secara berkala,yang terus menerus di lakukan dalam proses pencapaian sasaran dan tujuan bersama.

·       Pedoman tatalaksana koordinasi harus di rumuskan secara tertulis sebagai pedomn bagi setiap orang yang berpartisipasi mencapai tujuan yang telah di tetapkan bersama.

      e. Karakteristik koordinasi yang efektif

Handayaningrat (1992) mengemukakan karakteristik koordinasi sebagai berikut:

a.  Tanggung Jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan, sehingga dapat dikatakan bahwa pimpinan bisa berhasil jika melakukan koordinasi.

b.  Koordinasi adalah kerja sama. Hal ini disebabkan kerja sama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi.

c.   Koordinasi merupakan proses yang terus menerus (continue process). Dan berkesinambungan dalam rangka mewujudkan tujuan lembaga

d.  Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan usaha individu melainkan sejumlah individu yang berkerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.

e.  Kesatuan tindakan merupakan inti koordinasi.  Pimpinan merupakan pengatur usaha-usaha dan tindakan-tindakan setiap individu sehingga diperoleh keserasian dalam mencapai hasil bersama.

f.    Tujuan Koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose) Kesatuan usaha yang meminta kesadaran semua pihak untuk berpartisipasi secara aktif melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok tempat mereka bekerja.

Karakteristik koordinasi sebagaimana diuraikan di atas, menunjukkan bahwa keselarasan tindakan perlu selalu diupayakan untuk mencapai tujuan bersama, dan koordinasi yang memadai tidak datang begitu saja, tetapi perlu dikoordinasikan, dibina, dijaga, serta dikembangkan secara terus menerus dan berkesinambungan.

Daftar Pustaka:

http://moru1.blogspot.com/2013/06/pengertian-koordinasi-adalah.html

http://isnatunnisa.wordpress.com/2012/11/02/04-a-pengertian-koordinasi/

http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20120322163338AADtuqU

http://ikhtisar.com/sinergi-sebagai-bentuk-kerjasama-kreatif/

http://ruslanramadhan.wordpress.com/2012/03/21/koordinasi/

http://blog.umy.ac.id/evyyanakurniyandari/2012/11/06/koordinasi-dalam-perspektif-manajemen-pendidikan/

http://endangdealova.blogspot.com/2012/12/koordinasi-dan-hubungan-kerja.html

http://syamsuddincoy.blogspot.com/2012/02/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html

---